Questo politica aziendale sulle e-mail possiede 5 pagine ed è un MS Word tipo elencati sotto risorse umane documenti.
Esempio del nostro documento politica aziendale sulle e-mail:
POLITICA AZIENDALE SULLE E-MAIL DEI DIPENDENTI Adozione del Regolamento Il presente regolamento è stato adottato dal Consiglio di Amministrazione di [IL NOME DELLA TUA IMPRESA] e dovrà essere rispettato da tutti i dipendenti ed appaltatori a cui è stato concesso l'utilizzo di certi servizi internet ed intranet pertinenti all'azienda, incluso, ma non limitatamente a, l'accesso ad internet, e-mail, protocolli di trasferimenti file, reti locali, terminali informatici indipendenti, e computer portatili. L'azienda offre alcuni computer e servizi internet quale strumento a favore dei dipendenti da utilizzare in connessione con le funzioni relative al loro lavoro. Rientra nella filosofia aziendale a che tali servizi possano essere usati per aumentare la produttività dei propri dipendenti e promuovere un'efficiente realizzazione di compiti che siano a beneficio dell'impresa e delle prospettive aziendali. E-mail del Dipendente Indirizzo E-mail Aziendale Tutti i dipendenti con necessità effettiva verranno dotati di indirizzo e-mail da utilizzare in connessione con le loro funzioni al servizio dell'azienda. Nessuna Privacy nelle E-mail Aziendali L'azienda rispetta i diritti alla privacy dei propri dipendenti. Allo stesso tempo, l'uso delle e-mail aziendali viene concesso solo per necessità professionali ed a scopo di svolgimento delle attività attinenti all'azienda e non per un utilizzo personale o privato del dipendente. La privacy del dipendente non viene estesa alle funzioni attinenti al lavoro del dipendente, che sono le uniche funzioni per cui le e-mail possono venire utilizzate. In tal senso, i dipendenti non potranno vantare alcuna aspettativa di privacy riguardo all'uso dell'indirizzo e-mail fornito dall'azienda. Parola d'Ordine dell' E-mail del Dipendente A ciascun dipendente a cui viene assegnata un account e-mail verrà consegnata una parola d'ordine con cui accedere a tale account. La parola d'ordine dovrebbe altresì venire registrata e conservata dal Responsabile del Settore Informatico dell'azienda. Al dipendente verrà reso noto che la parola d'ordine non garantisce alcuna privacy di tale account e-mail e non significherà che i contenuti dei file e-mail siano privati o personali del dipendente stesso. Tutte le parole d'ordine dovranno essere di proprietà dell'azienda. I dipendenti non sono autorizzati a modificare tali parole d'ordine senza previa autorizzazione e consegna di una nuova parola d'ordine da parte del Responsabile del Settore Informatico. Diritto della Dirigenza Aziendale a Verificare le Informazioni E-mail Ai dipendenti vengono forniti gli indirizzi e-mail esclusivamente per ragioni pertinenti l'azienda. Gli account e-mail e tutte le informazioni trasmesse attraverso tali account sono di proprietà dell'azienda e non del dipendente e dovranno essere considerati essere materiale aziendale. L'accesso ai contenuti degli account e-mail dell'azienda saranno resi disponibili in ogni momento alla dirigenza aziendale. I dipendenti non dovranno avere alcuna aspettativa di privacy in rapporto alle informazioni contenute nelle e-mail da loro ricevute o inviate. Tutti i contenuti delle e-mail saranno accessibili dalla dirigenza aziendale. L'azienda provvederà al backup di routine di tali informazioni, cosicché l'accesso alle e-mail dei dipendenti sarà disponibile alla dirigenza direttamente dai file di backup, anche dopo che questi fossero stati cancellati dal dipendente. Dovresti oltretutto essere consapevole che i contenuti delle trasmissioni e-mail da te ricevute o inviate possono essere divulgati all'interno dell'azienda a qualsiasi scopo, incluso, ma non limitatamente a, decisioni connesse a materie inerenti il lavoro. I contenuti delle tue e-mail ed altre informazioni sui sistemi aziendali sono soggetti a periodiche ispezioni senza preavviso. NON SI DEVE PRESUMENRE CHE I MESSAGGIO E-MAIL INVIATI O RICEVUTI SIANO CONFIDENZIALI. NON LO SONO. Parole d'Ordine e Chiavi Criptate Potranno venire utilizzate solo le parole d'ordine a te assegnate dal Responsabile del Settore Informatico. Se desideri modificare la tua parola d'ordine, dovrai prima fornirne comunicazione al Responsabile del Settore Informatico. Non sei autorizzato ad apportare modifiche alla tua parola d'ordine. Qualsiasi modifica richiesta dovrà essere apportata dal Responsabile del Settore Informatico. Non sarai autorizzato a far uso di nessun dispositivo o chiave di crittazione a meno che tu non ne abbia prima inviata comunicazione al Responsabile del Settore Informatico. Dovrai inoltre provvedere a fornire al Responsabile del Settore Informatico qualsiasi mezzo per accedere a tali trasmissioni criptate. L'azienda riconosce che in certe situazioni la crittazione delle trasmissioni e-mail sia nel pieno interesse dell'azienda ed a protezione delle informazioni aziendali. In tal senso, i dipendenti sono incoraggiati ad essere sensibili alla necessità della crittografia in alcuni casi e vengono incoraggiati ad utilizzare tale tecnica previa approvazione da parte del Responsabile del Settore Informatico e fornitura a quest'ultimo delle necessarie informazioni di lettura. Ai dipendenti è fatto divieto di utilizzare le parole d'ordine ed i dispositivi di crittografia di altri dipendenti dell'azienda. Nel caso in cui una parola d'ordine o un dispositivo di crittografia di un altro dipendente o dell'azienda diventi di conoscenza di un dipendente, quest'ultimo sarà tenuto a darne immediata comunicazione al Responsabile del Settore Informatico. Ai dipendenti è fatto assoluto divieto di utilizzare gli indirizzi e-mail di altri dipendenti. E-mail Personali L'account e-mail a te assegnato dovrà essere utilizzato per motivi connessi all'azienda e per esserti d'aiuto nello svolgimento delle tue attività attinenti il lavoro. Viene fatto espresso divieto a che l'account e-mail sia utilizzato per scopi personali. Sarai tenuto a fornire il tuo indirizzo e-mail esclusivamente per ragioni connesse al lavoro. Non dovrai comunicare il tuo indirizzo e-mail a persone che non abbiano alcuna attinenza con l'attività che svolgi per l'azienda. L'azienda ha diritto illimitato ad accedere e divulgare tutti i messaggi trasmessi da e verso il suo sistema e-mail a prescindere dal fatto che il contenuto sia inerente il lavoro o di natura personale. Ciò significa che i tuoi messaggi personali saranno accessibili dalla dirigenza aziendale in qualsiasi momento e senza dartene alcuna comunicazione. Non dovresti trasmettere alcun messaggio, che non vorresti venisse divulgato a terzi, attraverso l'e-mail dell'azienda. L'e-mail non dovrebbe contenere alcuna informazione personale sul tuo conto o sul conto di terzi, sia che si tratti di dipendenti di questa azienda oppure no. E-mail Personali Occasionali Non Richieste E-mail personali occasionali non richieste possono costituire un evento inevitabile e non saranno considerate in violazione al presente regolamento. Tuttavia, tali occasioni e-mail non richieste verranno trattate allo stesso modo delle e-mail di carattere aziendale e non potrà esservi alcuna aspettativa di privacy nei loro confronti. Ti raccomandiamo di rispondere alle e-mail personali non richieste ricevute sul tuo indirizzo e-mail aziendale comunicando che non ti è permesso ricevere e-mail personali sul tuo indirizzo e-mail aziendale, che non vi è alcuna aspettativa di privacy quando tale indirizzo viene utilizzato e comunicando al mittente il tuo indirizzo e-mail privato, se ne disponi, per le eventuali future trasmissioni. Tono Professionale Il dipendente sarà tenuto ad utilizzare lo stesso tipo di cura e perizia nelle trasmissioni e-mail da lui normalmente utilizzata nelle lettere commerciali. Le e-mail dovrebbero essere scritte in maniera professionale e con tono altrettanto professionale, ricorrendo ad appropriata forma e stile commerciale.
