Politique relative au courrier électronique de l'employé

Ce politique relative au courrier électronique de l'employé possède 5 pages et est un MS Word type répertoriés sous gestion des ressources humaines documents.

Exemple de notre document politique relative au courrier électronique de l'employé:

POLITIQUE RELATIVE À L'UTILISATION DU COURRIER ÉLECTRONIQUE Adoption DE LA POLITIQUE La présente déclaration de politique sera adoptée par le Conseil d'administration de [VOTRE NOM DE COMPAGNIE] et devra être respectée par tous les employés et collaborateurs ayant accès à certains services internet et intranet de la Société dont entre autres les accès à internet, l'utilisation du courrier électronique, les accès FTP, l'accès au réseau local, les terminaux des ordinateurs individuels et les ordinateurs potables. La Société met à la disposition des employés certains services informatiques et internet en tant qu'outil de travail pour que les employés les utilisent dans le cadre de l'accomplissement de leurs tâches. Il est de la philosophie de la Société que ces services soient utilisés pour améliorer la productivité des employés et accroître l'efficience dans l'exécution de leurs tâches pour le bien de la Société, de ses clients et clients potentiels. COURRIER ÉLECTRONIQUE DE L'EMPLOYÉ Les adresses électroniques de la Société Certains employés auront une adresse électronique pour utilisation dans le seul cadre des activités effectuées au nom de la Société. L'absence de confidentialité dans l'utilisation du courrier électronique de la Société La Société respecte le droit à la vie privée de ses employés. Cependant, l'utilisation du courrier électronique de la Société n'est autorisée que dans le cadre de ses activités et non aux fins privées ou personnelles de l'employé. La vie privée de l'employé ne s'étend donc pas aux fonctions qui d'ailleurs constituent les seules fonctions pour lesquelles le courrier électronique peut être utilisé. De ce fait, les employés ne devront s'attendre à aucune intimité ou vie privée pour ce qui est de l'utilisation de l'adresse électronique attribuée par la Société. Les mots de passe de l'employé Chaque employé à qui un compte de courrier électronique aura été attribué aura un mot de passe lui donnant accès audit compte. Le mot de passe peut également être utilisé et détenu par l'administrateur du système informatique. Les employés devront donc comprendre que le mot de passe ne garantit pas le caractère privé dudit compte de courrier électronique ni que le contenu des fichiers de courrier électronique soit privé ou personnel et consultable uniquement par les employés. Tous les mots de passe constitueront la propriété de la Société. Les employés ne devront pas changer les mots de passe sans l'approbation et l'émission d'un nouveau mot de passe par l'administrateur du système informatique. Le droit de la direction de la Société à vérifier le contenu du courrier électronique Les adresses électroniques ne sont fournies aux employés que pour les affaires relatives à la Société. Les comptes de courrier électronique ainsi que toutes les informations transmises à travers lesdits comptes constituent la propriété de la Société et non celle des employés et devront être considérés comme des données de la Société. Les contenus des comptes de courrier électronique de la Société devront être accessibles à tout moment par la Société. Les employés devront s'attendre à ce que les informations contenues dans les messages électroniques envoyés ou reçus ne soient pas considérées comme privées. La Société fera de temps en temps des copies de sauvegarde des ces informations, ce qui veut dire que le courrier électronique de l'employé devra normalement être accessible à partir des fichiers de sauvegarde de la Société, même une fois détruit par l'employé. L'employé reconnaît également que les contenus de tous les échanges de courrier électronique pourraient être utilisés par la Société à quelque fin que ce soit dont la prise de décision relative à l'emploi de l'employé. Les contenus du courrier électronique de l'employé et d'autres informations se trouvant dans le système informatique de la Société seront sujets à des contrôles inopinés périodiques. L'EMPLOYÉ NE PEUT DONC AUCUNEMENT PRÉTENDRE QUE LE CONTENU DES MESSAGES ÉLECTRONIQUES QU'IL A ENVOYÉ OU REÇU EST CONFIDENTIEL. Les mots de passe et les clés de cryptage Seuls les mots de passe fournis par l'Administrateur système peuvent être utilisés. Si vous désirez changer votre mot de passe, vous devrez d'abord le notifier à l'Administrateur système. Vous n'êtes pas autorisé à changer votre mot de passe. Tout changement de mot de passé devra être effectué par l'Administrateur système. Vous ne devez pas non plus utiliser des logiciels de cryptage ou des clés de cryptage, à moins que vous en ayez d'abord informé l'Administrateur système. Vous devrez également fournir à l'Administrateur système les moyens d'accéder aux transmissions cryptées. La Société reconnaît que le cryptage des transmissions de courrier électronique est dans l'intérêt de la Société et vise à protéger les informations de la Société. De ce fait, la Société sensibilise tous les employés sur la nécessité de l'utilisation du cryptage dans certaines conditions et les encourage à utiliser le cryptage tout en prenant le soin de recevoir une autorisation de la part de l'Administrateur système et en lui fournissant les informations nécessaires. Il est interdit aux employés d'utiliser les mots de passe et les outils de cryptage des autres employés ou de la Société. Au cas où un employé serait en connaissance du mot de passe ou des outils de cryptage d'un autre employé ou de la Société, l'employé devra en informer l'Administrateur système. Il est interdit aux employés d'utiliser les adresses de courrier électronique des autres employés. Le courrier électronique personnel Le compte de courrier électronique qui est attribué à tout employé ne sera utilisé que dans le cadre des activités de la Société ; il vise à l'aider dans l'accomplissement de ses tâches relatives à ces activités. Il est interdit à tout employé d'utiliser les comptes de courrier électronique à des fins personnelles. Vous ne le donnerez aux gens que pour des raisons purement professionnelles. Vous ne pouvez le donner aux personnes avec qui vous n'avez aucune relation professionnelle. La Société a le droit illimité d'accéder et de consulter tous les messages transmis ou reçus à travers son système de courrier électronique, que le contenu soit de nature professionnelle ou personnelle. Ainsi, vos messages personnels seront consultés ponctuellement par la Société, et ce, sans préavis. Vous ne devez donc pas transmettre par le courrier électronique de la Société un message que vous n'aimeriez pas qu'une tierce partie lise. Le courrier électronique de la Société ne devra contenir aucune information personnelle sur vous ou sur des tierces parties, qu'elles soient employées de cette Société ou non. Le courrier électronique personnel occasionnel et non sollicité Les messages électroniques personnels occasionnels et non sollicités ne peuvent être évités et ne constitueront pas une violation de la présente politique. Toutefois, ces messages non sollicités seront traités de la même manière que les messages professionnels de la Société et vous ne pourrez vous attendre à ce qu'ils soient considérés comme privés. Nous vous recommandons donc que vous répondiez aux messages électroniques non sollicités reçus à travers l'adresse électronique de la Société en précisant que vous n'êtes pas autorisés à recevoir des messages à travers votre adresse électronique professionnelle et que ces messages ne seront pas considérés comme privés s'ils sont envoyés par le système de courrier électronique de la Société. Ainsi, envoyez votre adresse électronique personnelle à l'expéditeur afin qu'il l'utilise lors de prochains envois. Le ton professionnel Les employés devront faire preuve de la même attention et du même professionnalisme dans les échanges de courrier électronique que dans la transmission de lettres commerciales