Lista de ítems a tener en cuenta pasos para la planificación de una asamblea anual

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LISTA DE CONTRol PASOS PARA PLANIFICAR UNA REUNIÓN anual DE ACCIONISTAS EFECTIVA Las reuniones anuales de accionistas son fundamentales para garantizar la existencia de inversores constantes y futuros. Por lo tanto, se debe tener el mayor cuidado para garantizar que la presentación sea impecable. El proceso de planificación de la reunión implica mucho más que simplemente organizar una agenda y escoger a los oradores. La siguiente lista de control ofrece una estrategia integral para planificar una reunión anual efectiva, a fin de no omitir ningún detalle. Enumerar cada objetivo que la reunión debe cumplir Esta lista determinará el programa para la reunión. Identificar los temas que desea presentar Elija los principales mensajes que presentará, junto con los problemas actuales y potenciales que se deben comunicar. Debe tratar pocos temas a fin de presentar un mensaje unificado. Preparar la estructura de la reunión anual Desde el comienzo hasta el final, programe todos los detalles: qué deberá ocurrir y en qué momento, minuto a minuto. Esto garantizará el cumplimiento de todos los objetivos y al mismo tiempo podrá mantener el control y evitar que la reunión se extienda demasiado, lo cual indudablemente disgustará a los accionistas e invitados. Detallar las asignaciones de tareas Registre todas las asignaciones de tareas cronológicamente y con marcas; indique las fechas límite y el organizador responsable del cumplimiento. Un programa informático puede automatizar el mantenimiento de registros e imprimir las tareas actualizadas y los informes a petición del usuario. Seleccionar y dar instrucciones a los presentadores Seleccione a los presentadores y trabaje con ellos desde el principio para perfilar sus discursos. Preparar una lista de preguntas Crear una lista de las preguntas que podrían surgir y preparar las respuestas minuciosamente estudiadas ayudará a los presentadores en la reunión anual. Preparar listas detalladas de los invitados Si bien los accionistas se encuentran automáticamente invitados a la reunión anual, habrá otros invitados a la reunión anual y a eventos especiales, como una cena o recepción. Elaborar planes en caso de una eventualidad Un evento impecable es infrecuente, por no decir imposible. ¿Que ocurrirá si se enferma uno de los presentadores principales? ¿Qué ocurrirá si una alarma contra incendios, un corte de energía u otra emergencia interrumpe la reunión? ¿Qué harán los organizadores si no funciona un aparato del equipo de audio y video? Bien vale la pena dedicar algo de tiempo a desarrollar planes para situaciones imprevistas. Crear un libro de control El Libro de control es el archivo central que contiene toda la información referente a la reunión anual y a todos los eventos relacionados anteriores y posteriores