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Ejemplo de nuestro documento extensión de la política acerca de correo electrónico del empleado:
POLÍTICAS SOBRE CORREOS ELECTRÓNICOS DE LOS EMPLEADOS ADOPCIÓN DE LA POLÍTICA La Junta Directiva de [NOMBRE DE SU COMPAÑÍA] adoptó esta declaración de política y deben cumplirla todos los empleados y contratistas a quienes se les proporciona acceso a determinados servicios de Internet e intranet de la compañía, incluyendo, pero sin limitarse a, acceso a Internet, correo electrónico, FTP (Protocolo de transferencia de archivos), Red de área local (LAN), terminales de equipos autónomos y equipos portátiles. La Compañía ofrece servicios informáticos y de Internet como una herramienta, para que los empleados la utilicen en conexión con las funciones relacionadas con su trabajo. La filosofía de la Compañía es que se pueden utilizar estos servicios para mejorar la productividad de los empleados y favorecer el cumplimiento eficaz de las tareas que benefician el negocio y las perspectivas de la Compañía. CORREO ELECTRÓNICO DE LOS EMPLEADOS Direcciones de correos electrónicos de la Compañía A todos los empleados que muestren una necesidad de buena fe se les proporcionará una dirección de correo electrónico para que utilicen únicamente en conexión con asuntos serios en representación de la Compañía. No existe la privacidad en el correo electrónico de la Compañía La Compañía respeta los derechos de privacidad de sus empleados. Al mismo tiempo, el uso del correo electrónico de la Compañía se permite sólo para uso de la Compañía y en fomento de las actividades de la Compañía y no para el uso privado o personal del empleado. La privacidad del empleado no se extiende a las funciones relacionadas con su trabajo, que son las únicas funciones para las que se puede utilizar el correo electrónico. Así pues, los empleados no deben esperar privacidad con respecto al uso de la dirección de correo electrónico proporcionada por la Compañía. Contraseñas de los correos electrónicos de los empleados A cada empleado al que se le proporcione una cuenta de correo electrónico se le deberá proporcionar también una contraseña con la cual acceder a dicha cuenta. El Director de CIS también deberá registrar y conservar la contraseña. Se comunica a los empleados que la contraseña no garantiza la privacidad de dicha cuenta de correo electrónico ni significa que el contenido de los archivos del correo electrónico es privado o personal del empleado. Todas las contraseñas serán propiedad de la Compañía. Los empleados no tienen autorización para realizar ningún cambio a dichas contraseñas si el Director de CIS no les otorga su aprobación y les entrega una nueva contraseña. Derecho de la Gerencia de la Compañía a revisar la información de los correos electrónicos A los empleados se les proporcionan direcciones de correo electrónico únicamente para cuestiones relacionadas con la Compañía. Las cuentas de correo electrónico y toda la información que se transmite a través de ellas son propiedad de la Compañía y no del empleado y se considerarán registros de la Compañía. El contenido de la cuenta de correo electrónico de la Compañía se encontrará disponible en todo momento para que la gerencia de la Compañía tenga acceso a él. Los empleados no deben esperar que cualquier información contenida en los correos electrónicos que envían y reciben. La gerencia de la Compañía deberá poder acceder al contenido de todos los correos electrónicos. La Compañía realiza copias de seguridad de esta información en forma rutinaria, de manera que puede acceder normalmente al correo electrónico del empleado mediante las copias de seguridad, incluso luego de que el empleado elimine el correo. También deberá ser conciente de que el contenido de la transmisión de correos electrónicos de o para usted se puede revelar dentro de la Compañía con cualquier fin, incluyendo pero sin limitarse a, decisiones relacionadas con asuntos de trabajo. El contenido de su correo electrónico y toda información de los sistemas de la Compañía están sujetos a inspecciones periódicas sin previo aviso. NO DEBE SUPONER QUE LOS MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO QUE ENVÍA O RECIBE SON CONFIDENCIALES. NO LO SON. Contraseñas y claves de cifrado Sólo pueden utilizarse las contraseñas asignadas por el Director de CIS. Si desea cambiar su contraseña, primero debe notificarlo al Director de CIS. Usted no está autorizado a realizar cambios en su contraseña. El Director de CIS realizará todo cambio solicitado. Usted no está autorizado a utilizar ningún dispositivo de cifrado o clave de cifrado, a menos que primero notifique al Director de CIS. Además deberá proporcionar al Director de CIS los medios de acceso a dichas transmisiones cifradas. La Compañía reconoce que en determinados casos el cifrado de las transmisiones de correos electrónicos resulta beneficioso para la Compañía y para proteger la información de la Compañía. Así pues, se estimula a los empleados a tener muy presente la necesidad de cifrado en algunas circunstancias y se los estimula a utilizar el cifrado supeditado a la necesidad de recibir previamente la aprobación y de proporcionar la información necesaria al Director de CIS. Se prohíbe a los empleados utilizar las contraseñas y los dispositivos de cifrado de otros empleados o de la Compañía. En caso de que una contraseña o dispositivo de cifrado de otro empleado o de la Compañía llegue a conocimiento del empleado, éste deberá notificar inmediatamente al Director de CIS. Se prohíbe a los empleados utilizar las direcciones de correo electrónico de otros empleados. Correo electrónico personal La cuenta de correo electrónico que le asigne será utilizada únicamente para asuntos de la Compañía y para ayudarlo a llevar a cabo las actividades relacionadas con su trabajo. Se prohíbe utilizar las cuentas de correo electrónico para fines personales. Sólo debe proporcionar su dirección de correo electrónico para fines comerciales. No debe proporcionar su dirección de correo electrónico a personas con las que no tenga relación comercial. La Compañía tiene el derecho ilimitado a acceder y revelar todos los mensajes transmitidos desde y hacia su sistema de correo electrónico, independientemente de si el contenido se encuentra relacionado con el negocio o es de naturaleza personal. Esto significa que la gerencia de la Compañía podrá acceder a sus mensajes personales en todo momento y sin previo aviso. No debe transmitir mensajes que no quisiera que se revelaran a terceros a través del correo electrónico de la Compañía. El correo electrónico de la Compañía no debe contener información personal sobre usted o sobre terceros, sean empleados de esta Compañía o no. Correo electrónico personal ocasional no solicitado Es posible que los correos electrónicos personales ocasionales no solicitados resulten inevitables y no se considerarán casos de violación a esta política. Sin embargo, estos correos electrónicos ocasionales no solicitados serán tratados por la Compañía de la misma forma que los correos electrónicos relacionados con el negocio y usted no debe esperar privacidad al respecto. Le aconsejamos responder los correos electrónicos personales no solicitados que reciba en su dirección de correo electrónico de la Compañía, manifestando que no se le permite recibir correos electrónicos personales en la dirección de correo electrónico de la Compañía, que no se debe esperar privacidad si se utiliza esta dirección de correo electrónico y remitiendo al emisor a su propia dirección de correo electrónico personal privada, si tiene una, en caso de futuras transmisiones. Tono profesional Los empleados deben utilizar el mismo nivel de cuidado y redacción en la transmisión de correos electrónicos que tienen en las cartas comerciales. Los correos electrónicos se deben escribir con profesionalidad, utilizando un tono profesional y un estilo y forma comerciales correctos.
